Vrachtwagenheffing: de administratie achter het tolkastje

Op 1 juli 2026 is de vrachtwagenheffing gestart. Je betaalt per gereden kilometer op vrijwel alle snelwegen en een deel van de provinciale en gemeentelijke wegen. Elke vrachtwagen heeft een tolkastje aan boord, het Eurovignet is vervallen, en de motorrijtuigenbelasting is verdwenen voor vrachtwagens tot 12.000 kilo.

De heffing zelf is een opgelost probleem: je dienstaanbieder levert het kastje, de kilometers worden geregistreerd. Wat niet vanzelf opgelost is, is de administratie eromheen. Je krijgt periodiek een afrekening per voertuig. Die moet je kunnen koppelen aan je ritten, je projecten en je boekhouding, anders zit iemand het maandelijks met de hand over te typen.

Wij zien bij transportbedrijven meestal dezelfde knelpunten. De afrekening komt los binnen en sluit niet aan op het ritregister. Kosten per voertuig zijn niet door te belasten naar de juiste klant of opdracht. En de cijfers landen pas in de boekhouding als het kwartaal al voorbij is.

Wat wij doen: de afrekendata uit het heffingssysteem ontsluiten en koppelen aan je bestaande planning of TMS en je boekhoudpakket. Per voertuig, per rit, per klant, zodat doorbelasten een vinkje is en geen avondklus. Dat is precies het soort koppeling tussen systemen die niet uit zichzelf praten waar wij voor gebouwd zijn.

Gaat de afrekening bij jou nog met de hand? Dan is dit een goed moment voor een second opinion: laat iemand meekijken hoe de afrekening aansluit op je ritten en je boekhouding.

Bron: vrachtwagenheffing.nl, vrachtwagenheffingsbeleid.nl.