Gegroeid van vijf naar 25 mensen, wanneer worden gedeelde drives een probleem
Rond tien tot vijftien mensen zie je het meestal: niemand vindt nog wat, iedereen mailt bestanden door, en niemand weet wie eigenaar is van welke map.
support/starten-en-groeien/gedeelde-drives-groei-5-naar-25stappen: 5
Probeer dit eerst zelf
- Inventariseer welke gedeelde drives er nu zijn. Privé-OneDrives waar collegas op zijn ingenodigd, gedeelde mailbox-bijlagen, een NAS uit 2018, en een SharePoint waar de helft niet bij komt.
- Kies één plek als de plek. SharePoint-document-bibliotheken of Google Shared Drives. Niet OneDrive, want OneDrive is persoonlijk en bestanden verdwijnen als de eigenaar weggaat.
- Maak een mappen-structuur per team of project, niet per persoon. Plus een centrale "Algemeen" voor HR, contracten, en officiële documenten. Eén niveau diep ordenen werkt beter dan drie niveaus diep zoeken.
- Geef rechten op map-niveau, niet per bestand. En liever via groepen ("Sales", "Operations") dan per persoon, anders ben je elke onboarding handmatig aan het klikken.
- Verbied bestanden bijvoegen in mail intern. "Stuur de link" wordt de norm. Dat scheelt zes versies van hetzelfde bestand in zes inboxen.
Wanneer ons inschakelen
Bij meer dan 20 mensen wil je naast structuur ook governance: bewaartermijnen, retention-labels, audit-logs, en een eigenaar per top-level-map. Wij richten dat in zonder dat het iemand vertraagt.
Zie ook
- Eerste IT-setup voor ZZP, wat heb je echt nodigNiet alles tegelijk. Een laptop, een mailbox op je eigen domein, een wachtwoordmanager, en een back-up. Daar kun je een jaar mee.
- Eerste werknemer aannemen, welke IT regel je vóór de eerste werkdagLaptop, account, mailbox, toegang tot de juiste mappen. In die volgorde, en niet allemaal op dag één om 9:00 uur.
- Verhuizen naar een nieuw kantoor, IT-checklistInternet en stroom hebben de langste levertijd. Plan minimaal drie maanden vooruit, niet drie weken.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.