Goedkeuringsworkflow voor inkoopfacturen, hoe regel ik dat zonder vertraging?
Een goedkeurings-flow met meerdere lagen voorkomt fouten en geeft audit-spoor, maar kan facturen weken laten liggen. Tweelaagse flow met duidelijke drempels werkt in onze ervaring goed voor MKB.
support/boekhouding-koppelingen/goedkeuringsworkflow-inkoopfacturenstappen: 5
Probeer dit eerst zelf
- Definieer drempels: tot 500 EUR direct akkoord door budgethouder, 500 tot 5.000 EUR akkoord door manager, boven 5.000 EUR akkoord door directie.
- Gebruik de goedkeurings-module van je pakket (Yuki, Exact, AFAS hebben dit native) of een externe tool (Klippa, ApprovalDonkey).
- Zet automatische herinneringen aan bij +3 dagen en escalatie naar de volgende laag bij +7 dagen, anders blijft het hangen.
- Koppel de goedkeurder aan het inkooporder of de leverancier waar mogelijk, niet aan de individuele factuur, dat schaalt beter.
- Houd elke 6 maanden een review op doorlooptijden, een gemiddelde van meer dan 5 werkdagen is een knelpunt.
Wanneer ons inschakelen
Wil je een goedkeurings-flow afgestemd op je organisatie en pakket, dan kunnen we de drempels en routes uitwerken.
Zie ook
- Overstap van Exact Online naar Yuki, openstaande posten en historie kloppen nietPakket-migraties klappen vaak om op grootboek-mapping en openstaande debiteuren/crediteuren. Zonder mapping-tabel verlies je context.
- Twinfield naar Exact, dimensies en kostenplaatsen verdwijnenTwinfield werkt met dimensies, Exact met kostenplaatsen en projecten. De vertaling is niet 1-op-1.
- Accountant vraagt om RGS-mapping, eigen grootboek volgt geen RGSHet Referentie Grootboekschema is de standaard die SBR-aangiften en accountant-software verwacht. Zonder mapping is elke jaarafsluiting handwerk.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.